Von Anfrage bis Lieferung
Eine erfolgreiche Implementierung von ViaMapps beginnt mit einer gründlichen Aufnahme und endet nicht mit einer rein technischen Inbetriebnahme. Ziel ist eine funktionierende, akzeptierte und aktuelle Sicherheitslösung, die zu Ihren Gebäuden, Prozessen und Verantwortlichkeiten passt. Deshalb arbeiten wir in klaren Schritten: von der Definition des Umfangs und der Datenerfassung bis hin zur Einrichtung, Validierung, Schulung und Nachbetreuung.
Start & Einlass
Umfang, Module, Rollen, Planung und Lieferliste werden abgestimmt.
Einrichtung & Basis-Konfiguration
Die Umgebung, Rechte, Standortstruktur und Grundeinstellungen werden eingerichtet.
Datenmigration & Content-Erstellung
Verfahren, Grundrisse, Wartungsobjekte, Zertifikate und Risikoinformationen werden aufgebaut.
Testen, Validieren & Akzeptieren
Lieferung & Livegang
Schritt 1 — Start & Aufnahme
Wir starten mit einer kurzen, aber gezielten Sitzung mit dem Projektleiter (den Projektleitern) und den Key-Usern. In dieser Phase legen wir den Umfang fest, stimmen Erwartungen ab und verteilen Verantwortlichkeiten. So entsteht von Anfang an Klarheit darüber, was geliefert werden muss und wer wofür zuständig ist.
Samen bepalen we
- Welche Standorte, Gebäude, Etagen und Abteilungen sind im Geltungsbereich?
- Welche Module verwendet werden, z. B. Wartung, Zertifikate, Audit oder Gefahrstoffe
- Welche Rollen und Rechte werden für BHV, Facility, QHSE, Security, Leitstelle und MT-View benötigt
- Welche Planung, Meilensteine, Trainingsmomente und Auslieferungstermine realistisch sind
Ihr liefert die Basis, wir machen den Rest
- Standortstruktur mit Gebäuden, Etagen und Abteilungen
- Aktuelle Zeichnungen und Grundrisse in CAD (DWG) gemäß dem vereinbarten Format
- Datenbank mit Raumnummern und Raumbenennungen gemäß den Vorgaben des BMI
- Digitale Notfallverfahren und Brandschutzhelfer-Dokumentation
- Übersicht der Wartungsobjekte mit mindestens Typ, Standort, Lieferant und Wartungsfrequenz
- Zertifikate und Prüfberichte, falls zutreffend
Schritt 2 – Einrichtung & Grundkonfiguration
Nach dem Vorgespräch richten wir die Umgebung technisch und funktional ein. Damit entsteht eine funktionale Basis, auf der Inhalte, Benutzer und Prozesse weiter aufgebaut werden.
Wir richten unter anderem ein
- Mieter und Umgebung aktiv
- Standortstruktur erstellt
- Rollen, Benutzergruppen und Berechtigungen eingerichtet
- Standardvorlagen und Dashboards bereitgestellt, wo zutreffend
Außerdem stimmen wir uns ab
- Wie Inhalte verwaltet werden
- Wie Änderungen autorisiert
- Wie Versionsverwaltung und Aktualität sichergestellt werden
Das Ergebnis dieser Phase ist eine Basisinfrastruktur, die zu Ihrer Organisation, Governance und Arbeitsweise passt.
Schritt 3 — Datenmigration und Content-Aufbau
In dieser Phase füllen wir die Umgebung mit Inhalten, die benötigt werden, um ViaMapps betriebsbereit nutzbar zu machen. Abhängig von der verfügbaren Kapazität und Qualität der Quelldaten wählen wir gemeinsam die beste Vorgehensweise.
Option A: geführte Eingabe
Schlüsselbenutzer geben Daten mit unserer Anleitung ein. Dies ist der meistgewählte Weg, da Benutzer das System direkt kennenlernen und schneller Eigentümer der Inhalte werden.
Option B: (Teil-)Migration durch ViaMapps
Wir wandeln bereitgestellte Listen und Dateien um und importieren sie. Dies senkt die interne Belastung und beschleunigt den Weg zur Live-Schaltung.
Während dieser Phase bauen wir unter anderem
- Verfahren pro Szenario und Ort
- Grundrisse und Objektpunkte
- Wartungsgegenstände mit Planung
- Zertifikate mit Verfallsdaten
- Risikoinformationen wie gefährliche Stoffe und ERIC-Karten, falls verwendet
Diese Phase bestimmt zu einem großen Teil die Qualität des endgültigen Livegangs. Je vollständiger und aktueller die Eingabe, desto größer der unmittelbare Wert der Plattform.
Schritt 4 — Testen, Validierung & Abnahme
Vor der Live-Schaltung führen wir eine kontrollierte Validierungsrunde mit Key-Usern durch. Wir prüfen nicht nur, ob die Inhalte stimmen, sondern vor allem, ob Anwender schnell und logisch mit der Umgebung arbeiten können.
Wir kontrollieren unter anderem
- Stimmt die Lokalisationsstruktur
- Sind die Zeichnungen die richtigen Versionen
- Arbeitsrechte wie erwartet
- Ist die Wartungsplanung logisch und vollständig
- Können Benutzer schnell die richtigen Informationen bei einem Szenario finden
Mögliche Verbesserungen werden wir direkt umsetzen. Danach bereiten wir die Umgebung für die Live-Schaltung vor. Durch die sorgfältige Durchführung dieses Schritts verringern Sie die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, Unklarheiten oder Verzögerungen nach der Live-Schaltung.
Schritt 5 — Lieferung & Live-Schaltung
Bei der Bereitstellung liefern wir keine separate Software, sondern eine funktionierende Lösung, die organisatorisch eingebettet ist. Der Livebetrieb bedeutet daher auch, dass Verwaltung, Schulung und Nachsorge geregelt sind.
Bei Übergabe hören
- Go-live-Bestätigung
- Beheerovereenkomsten vastgelegd voor contentbeheer, wijzigingen en ondersteuning
- Kurze Verwaltungshinweise für Funktionsadministratoren
- Präsenztraining
- Nachsorgemoment geplant
Ergebnis
- Die Organisation weiß, wer für Aktualisierungen verantwortlich ist
- Benutzer wissen, wo sie Informationen finden und wie sie damit arbeiten
- Es gibt einen klaren Nachfolgeprozess für Verwaltung und Support
Was wir am Ende liefern
Nach diesem Prozess gibt es keine lose Sammlung von Dokumenten, sondern ein nutzbares und handhabbares System, das für den täglichen Gebrauch und für den Einsatz bei Zwischenfällen, Audits und Verwaltungsprozessen bereit ist.
- Eine eingerichtete ViaMapps-Umgebung, die an eure Standortstruktur und Prozesse anknüpft
- Aktuelle Sicherheitsinformationen pro Standort, Szenario oder Objekt
- Klare Rollen, Rechte und Verwaltungsvereinbarungen
- Trainierte Benutzer und funktionale Administratoren
- Ein geplanter Nachsorgetermin für die ersten Optimierungen nach dem Livegang