Van aanvraag tot oplevering
Een succesvolle implementatie van ViaMapps begint met een scherpe intake en eindigt niet bij alleen een technische livegang. Het doel is een werkende, gedragen en actuele veiligheidsoplossing die past bij jullie gebouwen, processen en verantwoordelijkheden. Daarom werken we in duidelijke stappen: van scope en dataverzameling tot inrichting, validatie, training en nazorg.
Start & intake
Scope, modules, rollen, planning en aanleverlijst worden afgestemd.
Inrichting & basis-configuratie
De omgeving, rechten, locatiestructuur en basisinstellingen worden ingericht.
Datamigratie & contentopbouw
Procedures, plattegronden, onderhoudsobjecten, certificaten en risico-informatie worden opgebouwd.
Testen, validatie & acceptatie
Oplevering & livegang
Stap 1 — Start & intake
We starten met een korte maar gerichte sessie met de projectleider(s) en key-users. In deze fase leggen we de scope vast, stemmen we verwachtingen af en verdelen we verantwoordelijkheden. Zo ontstaat vanaf het begin duidelijkheid over wat er opgeleverd moet worden en wie waarvoor aan zet is.
Samen bepalen we
- Welke locaties, gebouwen, verdiepingen en afdelingen in scope zijn
- Welke modules gebruikt worden, zoals onderhoud, certificaten, audit of gevaarlijke stoffen
- Welke rollen en rechten nodig zijn voor BHV, Facility, QHSE, Security, meldkamer en MT-view
- Welke planning, mijlpalen, trainingsmomenten en opleverdata realistisch zijn
Jullie leveren de basis aan, wij doen de rest
- Locatiestructuur met gebouwen, verdiepingen en afdelingen
- Recente tekeningen en plattegronden in CAD (DWG) volgens het afgesproken format
- Database met ruimtebenamingen en ruimtenummers zoals geprogrammeerd in de BMI
- Digitale noodprocedures en BHV-documentatie
- Overzicht van onderhoudsobjecten met minimaal type, locatie, leverancier en onderhoudsfrequentie
- Certificaten en keuringsrapporten, indien van toepassing
Stap 2 — Inrichting & basisconfiguratie
Na de intake richten we de omgeving technisch en functioneel in. Daarmee ontstaat een werkbare basis waarop content, gebruikers en processen verder worden opgebouwd.
We richten onder andere in
- Tenant of omgeving actief
- Locatiestructuur aangemaakt
- Rollen, gebruikersgroepen en rechten ingericht
- Standaard templates en dashboards klaargezet waar van toepassing
Daarnaast stemmen we af
- Wie content beheert
- Wie wijzigingen autoriseert
- Hoe versiebeheer en actualiteit worden geborgd
Het resultaat van deze fase is een basisomgeving die past bij jullie organisatie, governance en werkwijze.
Stap 3 — Datamigratie & contentopbouw
In deze fase vullen we de omgeving met de inhoud die nodig is om ViaMapps operationeel bruikbaar te maken. Afhankelijk van de beschikbare capaciteit en kwaliteit van de brondata kiezen we samen de beste werkwijze.
Optie A: begeleide invoer
Key-users vullen data in met onze begeleiding. Dit is de meest gekozen route, omdat gebruikers het systeem direct leren kennen en sneller eigenaar worden van de inhoud.
Optie B: (deel)migratie door ViaMapps
Wij zetten aangeleverde lijsten en bestanden om en importeren ze. Dit verlaagt de interne belasting en versnelt de weg naar livegang.
Tijdens deze fase bouwen we onder meer
- Procedures per scenario en locatie
- Plattegronden en objectpunten
- Onderhoudsobjecten met planning
- Certificaten met vervaldata
- Risico-informatie zoals gevaarlijke stoffen en ERIC-kaarten, indien gebruikt
Deze fase bepaalt voor een groot deel de kwaliteit van de uiteindelijke livegang. Hoe vollediger en actueler de invoer, hoe groter de directe waarde van het platform.
Stap 4 — Testen, validatie & acceptatie
Voor livegang voeren we een gecontroleerde validatieronde uit met key-users. We toetsen niet alleen of de inhoud klopt, maar vooral of gebruikers snel en logisch kunnen werken met de omgeving.
We controleren onder andere
- Klopt de locatiestructuur
- Zijn de tekeningen de juiste versies
- Werken rechten zoals verwacht
- Is de onderhoudsplanning logisch en compleet
- Kunnen gebruikers snel de juiste informatie vinden bij een scenario
Eventuele verbeterpunten verwerken we direct. Daarna zetten we de omgeving klaar voor livegang. Door deze stap zorgvuldig uit te voeren, verklein je de kans op fouten, onduidelijkheden of vertraging na livegang.
Stap 5 — Oplevering & livegang
Bij oplevering leveren we geen losse software op, maar een werkende oplossing die organisatorisch is ingebed. Livegang betekent dus ook dat beheer, training en nazorg geregeld zijn.
Bij oplevering horen
- go-live bevestiging
- beheerafspraken vastgelegd voor contentbeheer, wijzigingen en support
- korte beheerinstructie voor functioneel beheerders
- training op locatie
- nazorgmoment ingepland
Resultaat
- De organisatie weet wie verantwoordelijk is voor actualisaties
- Gebruikers weten waar ze informatie vinden en hoe ze ermee werken
- Er is een duidelijk vervolgproces voor beheer en support
Wat we uiteindelijk opleveren
Na dit traject staat er geen losse set documenten, maar een bruikbaar en beheersbaar systeem dat klaar is voor dagelijks gebruik en voor inzet bij incidenten, audits en beheerprocessen.
- Een ingerichte ViaMapps-omgeving die aansluit op jullie locatiestructuur en processen
- Actuele veiligheidsinformatie per locatie, scenario of object
- Duidelijke rollen, rechten en beheerafspraken
- Getrainde gebruikers en functioneel beheerders
- Een gepland nazorgmoment voor de eerste optimalisaties na livegang